BilNøglen
Book en demonstration

Data og arbejdsgange

Flådestyring, GPS og GDPR – hvornår er sporing nødvendig?

GPS kan være et relevant værktøj i flådestyring. Men det er ikke det samme som, at kontinuerlig positionssporing er det rigtige svar på alle spørgsmål om fælles biler.

Start med spørgsmålet

Vælg data efter det konkrete driftsbehov – og vurder derefter nødvendighed, proportionalitet og information.

Hvis spørgsmålet er

Hvor befinder bilen sig lige nu?

GPS kan være relevant, når organisationen har et konkret driftsmæssigt behov for position, rute, koordinering eller sikkerhed.

Vurdér formål, omfang og hvilke data der faktisk er nødvendige.
Hvis spørgsmålet er

Hvem har bilen, og hvad er dens status?

Bilstatus, bruger, overdragelse, billeder, aflevering og skaderegistrering kan være centrale uden at kontinuerlig positionssporing er det.

Vælg en arbejdsgang, der indsamler de oplysninger, opgaven kræver.

Datatilsynets tilsyn i 2020

Kolding-sagen handler om gennemsigtighed – ikke om at undlade at tænke

Datatilsynet førte tilsyn med Kolding Kommunes oplysningspligt ved kontrolforanstaltninger over for medarbejdere. Kommunen oplyste blandt andet, at udvalgte køretøjer havde GPS af kriminalpræventive og arbejdsbetingede grunde, og at formålet ikke var at overvåge medarbejdernes position med henblik på kontrol.

Tilsynet endte med alvorlig kritik af kommunens information til medarbejdere. Datatilsynet lagde især vægt på, at informationen i vidt omfang var mundtlig og ikke tilstrækkeligt beskrev formål, retsgrundlag, kategorier af oplysninger og opbevaringsperiode eller kriterierne for den.

Det er en vigtig påmindelse: En teknisk foranstaltning kan have et sagligt drifts- eller sikkerhedsformål og samtidig stille høje krav til klar, forudgående og tilgængelig information. Den konkrete vurdering afhænger af anvendelsen.

Vælg det mindst indgribende, der løser opgaven

Det er behovet – ikke teknologien – der bør sætte dataomfanget

En bilflåde kan godt have flere arbejdsgange samtidig. De bør beskrives hver for sig, så organisationen ikke ender med at indsamle mere, end den faktisk bruger.

Driftsspørgsmål
Mulig tilgang
Det skal afklares
Hvor er en bestemt bil lige nu?
GPS kan være relevant ved et konkret koordinerings-, sikkerheds- eller driftsbehov.
Formål, frekvens, adgang, information, retsgrundlag og opbevaring.
Er en fælles bil ledig, i brug eller afleveret?
Bilstatus og en overdragelsesproces kan være det centrale værktøj.
Hvem opdaterer status, hvilke roller har adgang, og hvilken historik er nødvendig?
Hvornår blev en skade opdaget og registreret?
Registrering af hændelse, billeder og tidspunkt kan give et bedre sagsgrundlag.
Hvilke oplysninger er relevante, og hvem skal kunne se eller følge op på dem?

Eksemplerne er ikke en juridisk klassifikation. En kommune bør beskrive sine egne formål og få den relevante juridiske, databeskyttelses- og arbejdsretlige vurdering.

Et praktisk afklaringsskema – ikke juridisk rådgivning

Listen kan forberede dialogen mellem drift, ledelse, medarbejderrepræsentanter, it, informationssikkerhed og jura. Retsgrundlag, arbejdsretlige forhold, risikovurderinger og opbevaringsfrister bør vurderes konkret af organisationens egne ansvarlige eller rådgivere.

GPS / GDPRFør I tager løsningen i brug
01

FormålBeskriv præcist, hvad GPS skal bruges til – og hvad det ikke skal bruges til.

02

NødvendighedUndersøg om samme resultat kan nås med mindre indgribende data eller proces.

03

ProportionalitetAfgræns fx køretøjer, tidsrum, adgang og datatyper til det nødvendige.

04

InformationGiv medarbejdere let tilgængelig, skriftlig og forudgående information.

05

OpbevaringFastlæg frister og sletning samt hvad der udløser en undtagelse.

06

StyringAfklar roller, adgang, dokumentation og løbende kontrol af praksis.

Flådestyring uden GPS som kerne

BilNøglen fokuserer på det, der sker ved overdragelsen

For organisationer med fælles biler kan det centrale være at kunne se den registrerede status, den aktuelle bruger, bilens stand, billeder, skader og historik. Det er spørgsmål, som ikke i sig selv kræver kontinuerlig positionssporing.

BilNøglen er derfor ikke positioneret som et GPS-sporingsprodukt. Den konkrete tekniske, sikkerheds- og datamæssige opsætning skal altid afklares i forhold til organisationens behov.

  • Personlige brugere og roller
  • Overdragelse og aflevering
  • Billeder og skaderegistrering
  • Historik pr. bil

Læs om sikkerhed og data, flådestyring til kommuner, flådestyringssystemet og funktionerne.

Bruger
Bilstatus
Historik

Kilder og videre læsning

Dokumentation bag artiklen

Artiklen bygger på de angivne kilder. Kommunale eksempler beskriver deres egen situation og kan ikke overføres direkte til andre organisationer.